Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (wzór roboczy)

zawarta zgodnie z art. 28 RODO pomiędzy:

Administratorem: [PEŁNA NAZWA / IMIĘ I NAZWISKO ADMINISTRATORA], NIP: [⬜ UZUPEŁNIĆ], adres: [⬜ UZUPEŁNIĆ], reprezentowanym przez [⬜ UZUPEŁNIĆ] — zwanym dalej „Administratorem",

Podmiotem przetwarzającym: [⬜ UZUPEŁNIĆ — NAZWA DOSTAWCY, np. OVH / dostawca providera modelu językowego], NIP: [⬜ UZUPEŁNIĆ], adres: [⬜ UZUPEŁNIĆ], reprezentowanym przez [⬜ UZUPEŁNIĆ] — zwanym dalej „Procesorem",

zwanymi dalej łącznie „Stronami".

Dokument produktu wymaga tego wzoru wprost: „gotowy wzór jako część oferty, nie załatwiany doraźnie" — ten plik jest tym wzorem. Pola oznaczone [⬜ UZUPEŁNIĆ] wymagają wypełnienia PRZED podpisaniem, dla KAŻDEGO konkretnego Procesora osobno (OVH, dostawca modelu chmurowego — to są DWIE różne umowy z dwoma różnymi zakresami, patrz docs/rodo/ rejestr-czynnosci.md, sekcja 2).

§ 1. Przedmiot i cel umowy

Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych na

zasadach określonych w niniejszej umowie, w związku ze świadczeniem przez Procesora usługi: [⬜ UZUPEŁNIĆ — np. „hosting infrastruktury serwerowej i bazy danych" / „przetwarzanie tekstu przez model językowy w celu ekstrakcji ustaleń z transkryptu konsultacji"].

Umowa jest zawierana na okres świadczenia usługi opisanej w ust. 1 i

wygasa z chwilą jej zakończenia, z zastrzeżeniem § 7.

§ 2. Zakres, charakter i cel przetwarzania

Zakres danych osobowych: [⬜ UZUPEŁNIĆ — wskazać KONKRETNE kategorie

z docs/rodo/rejestr-czynnosci.md faktycznie dostępne temu Procesorowi; dla hostingu (OVH) — zwykle CAŁY zakres danych „w spoczynku"; dla providera modelu — TYLKO treść przekazywana do przetworzenia (transkrypt/ notatka), nigdy cała baza].

Kategorie osób, których dane dotyczą: pacjenci pracowni biomechaniki

chodu, osoby towarzyszące na konsultacjach, członkowie zespołu Administratora — patrz docs/rodo/rejestr-czynnosci.md, sekcja 1.

Charakter przetwarzania: [⬜ UZUPEŁNIĆ — np. „przechowywanie i

zapewnienie dostępności" (hosting) / „automatyczna analiza tekstu bez udziału człowieka po stronie Procesora" (model językowy)].

Cel przetwarzania: wyłącznie realizacja usługi opisanej w § 1 ust. 1

— Procesor NIE PRZETWARZA powierzonych danych do żadnego INNEGO celu własnego (w tym do trenowania modeli, chyba że § 2a przewiduje inaczej).

Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO): [⬜ UZUPEŁNIĆ —

TAK/NIE, i jeśli TAK: jakie konkretnie — transkrypty konsultacji mogą zawierać dane o stanie zdrowia, patrz docs/rodo/rejestr-czynnosci.md § 1.1]. Jeśli TAK, Procesor stosuje środki bezpieczeństwa adekwatne do danych szczególnej kategorii, nie tylko do danych zwykłych.

§ 2a. Zakaz wykorzystania danych do trenowania modeli [DOTYCZY WYŁĄCZNIE PROCESORA BĘDĄCEGO DOSTAWCĄ MODELU JĘZYKOWEGO]

Procesor zobowiązuje się NIE WYKORZYSTYWAĆ treści powierzonych w ramach

niniejszej umowy (transkryptów, notatek, ustaleń) do trenowania, dostrajania (fine-tuning) ani ewaluacji jakiegokolwiek modelu, chyba że Administrator wyrazi na to odrębną, pisemną zgodę.

[⬜ UZUPEŁNIĆ — wskazać konkretny zapis z regulaminu/DPA dostawcy modelu

potwierdzający powyższe, np. „zero data retention", „opt-out z trenowania" — RÓŻNI dostawcy mają różne domyślne ustawienia, sprawdzić PRZED podpisaniem, nie założyć].

§ 3. Obowiązki Procesora

Procesor zobowiązuje się:

przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie

Administratora — w tym w zakresie przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego (art. 28 ust. 3 lit. a RODO);

zapewnić, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych

zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;

podejmować wszelkie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy

art. 32 RODO (patrz § 5);

przestrzegać warunków korzystania z usług innego podmiotu

przetwarzającego (podpowierzenie), o których mowa w § 4;

uwzględniając charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomagać

Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie);

uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje,

pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo przetwarzania, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków dla ochrony danych, uprzednie konsultacje);

po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem — zależnie

od decyzji Administratora — usunąć lub zwrócić wszelkie dane osobowe oraz usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;

udostępnić Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania

spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwić Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczyniać się do nich.

§ 4. Podpowierzenie (dalsze przetwarzanie)

Procesor może korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego

(podprocesora) wyłącznie za uprzednią szczegółową LUB ogólną pisemną zgodą Administratora. [⬜ UZUPEŁNIĆ — wybrać jeden wariant]:

Zgoda szczegółowa: lista dozwolonych podprocesorów stanowi

Załącznik nr [⬜] do niniejszej umowy; zmiana listy wymaga aneksu.

Zgoda ogólna: Procesor informuje Administratora o wszelkich

zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających z wyprzedzeniem co najmniej [⬜ UZUPEŁNIĆ, sugerowane 30] dni, dając Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.

Podprocesor musi być związany umową nakładającą na niego te same

obowiązki ochrony danych co niniejsza umowa (art. 28 ust. 4 RODO).

Jeżeli podprocesor nie wywiąże się ze swoich obowiązków ochrony danych,

pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków tego podprocesora spoczywa na Procesorze.

§ 5. Środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO)

Procesor wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne

zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, w tym m.in.:

pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;
zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności

i odporności systemów przetwarzających;

zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i

dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;

regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków.

[⬜ UZUPEŁNIĆ — konkretny opis środków tego Procesora: certyfikaty

(np. ISO 27001), lokalizacja centrów danych, szyfrowanie w spoczynku/w tranzycie, kontrola dostępu, kopie zapasowe — dla OVH zwykle dostępne w dokumentacji zgodności dostawcy; dla dostawcy modelu — polityka przechowywania/usuwania danych wejściowych po przetworzeniu].

§ 6. Zgłaszanie naruszeń ochrony danych

Procesor zgłasza Administratorowi każde naruszenie ochrony danych

osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu [⬜ UZUPEŁNIĆ, sugerowane 24–48 godzin] od stwierdzenia naruszenia.

Zgłoszenie zawiera co najmniej: charakter naruszenia, kategorie i

przybliżoną liczbę osób/wpisów, których dotyczy, opis możliwych konsekwencji oraz środki podjęte lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu.

§ 7. Zakończenie umowy i losy danych

Po zakończeniu świadczenia usług Procesor, na wybór Administratora:

usuwa wszystkie powierzone dane osobowe oraz istniejące ich kopie, i

potwierdza to pisemnie, albo

zwraca dane osobowe Administratorowi w formacie [⬜ UZUPEŁNIĆ], a

następnie je usuwa, chyba że przepis prawa nakazuje ich dalsze przechowywanie.

Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy kopii zapasowych

usuwanych zgodnie ze standardowym cyklem rotacji Procesora — w takim wypadku Procesor zobowiązuje się nie przywracać ani nie wykorzystywać tych danych po zakończeniu umowy.

§ 8. Odpowiedzialność

Procesor odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem, jeżeli nie

dopełnił obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na podmioty przetwarzające, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem poleceniami Administratora lub wbrew nim.

[⬜ UZUPEŁNIĆ — ewentualny limit odpowiedzialności, do negocjacji z

Procesorem; standardowe DPA dużych dostawców (OVH i in.) zwykle mają własne, niepodlegające negocjacji warunki w tym zakresie — sprawdzić zgodność z resztą tego wzoru PRZED podpisaniem].

Załączniki:

Załącznik nr 1: Szczegółowy opis kategorii danych i celów przetwarzania

(odesłanie do docs/rodo/rejestr-czynnosci.md, aktualnego na dzień podpisania).

Załącznik nr 2: Lista podprocesorów (jeśli dotyczy, § 4).
Załącznik nr 3: Opis środków technicznych i organizacyjnych Procesora

(§ 5 ust. 2).

Podpisy Stron:

Administrator: ___________________________ Data: ______________

Procesor: ___________________________ Data: ______________

## ⚠️ UWAGA To jest wzór roboczy, NIE porada prawna. Sporządzony jako punkt wyjścia do negocjacji z konkretnym podmiotem przetwarzającym (dokument produktu, moduł M9/M10: „gotowy wzór jako część oferty, nie załatwiany doraźnie"). Przed podpisaniem z jakimkolwiek Procesorem (OVH, dostawca modelu chmurowego, jakikolwiek inny podwykonawca) dokument wymaga przejrzenia przez prawnika — w szczególności pod kątem: zgodności z DPA/regulaminem konkretnego dostawcy (duzi dostawcy chmurowi zwykle narzucają WŁASNY wzór, niepodlegający negocjacji — ten dokument może wtedy służyć jako LISTA KONTROLNA punktów do sprawdzenia w ich wzorze, nie jako dokument do podpisania wprost), transferu danych poza EOG (mechanizm transferu — standardowe klauzule umowne, decyzja o adekwatności — do ustalenia per dostawca), oraz ewentualnej kwalifikacji transkryptów konsultacji jako dokumentacji medycznej podlegającej odrębnym przepisom (patrz docs/rodo/rejestr-czynnosci.md, sekcja 3).